Необходимость системы управления документами и бизнес-процессами для предприятия

Плохой системе заказчики мешают. Выбрав плохую систему автоматизации, заказчики часто в результате получают не работающую систему, а стандартный набор претензий поставщика к заказчику - "у вас на предприятии не сделан реинжиниринг, бизнес-процессы не оптимизированы", "ваши сотрудники недостаточно квалифицированы" и т.п. и соответствующий вывод "в таких условиях автоматизировать вас невозможно". Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо правильно подойти к оценке существующих на рынке систем. Наш ответ на этот вопрос очень прост - автоматизировать можно и нужно любое предприятие, даже если его бизнес-процессы размыты и неструктурированы. Наше время - время перемен, и среди предприятий многие либо ожидают реорганизации, либо находятся в процессе реорганизации, либо восстанавливают работоспособность после реорганизации J. Поэтому внедряемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы позволить предприятию именно с помощью такой системы и начать процесс совершенствования бизнес-процессов. Более того, именно предприятия с несовершенными бизнес-процессами и нуждаются в первую очередь в системе, являющейся инструментом, с помощью которого этот процесс начнется. Если на предприятии реализован электронный документооборот и коллективная работа и сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п., то именно наличие этих возможностей и позволит компании начать совершенствование своих бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов фактически на бумаге (даже если эти бумаги и готовятся в электронном виде J), создание описаний бизнес-процессов вне рамок самих бизнес-процессов приводит к тому, что описания бизнес-процессов и сами бизнес-процессы существуют отдельно и независимо друг от друга. Что совершенно не гарантирует адекватности этих описаний реальным бизнес-процессам, а с учетом того, что реальные бизнес-процессы имеют обыкновение с течением времени изменяться, через некоторое время делает эти описания совсем малополезными. Если же и сотрудники предприятия, участвовавшие вместе с консультантами в описании и реинжиниринге бизнес-процессов, в результате реорганизации переходят а другие подразделения или увольняются, то через некоторое время следы этой бурной деятельности найти уже трудно, разве что в архиве.

Поэтому, пожалуй, наиболее эффективным способом для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является, по нашему мнению, внедрение системы управления документами и коллективной работы (системы электронного документооборота).

Если Ваша компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на Вашем предприятии системы электронного документооборота является для этого необходимым условием, поскольку только автоматизированный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников Вашей компании, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если Ваша компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления предприятием, то наличие СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит такое внедрение.

Электронный документооборот позволит:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
• использовать систему управления документами и бизнес-процессами как средство интеграции между новой ERP-системой и уже существующими и работающими на предприятии системами;
• использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

Система PayDox изначально создавалась с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их бизнес-процессы и работу с документами. Система PayDox - это корпоративный портал уровня Smart Enterprise Suite, реализованный на web-технологиях, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и практически неограниченными возможностями расширения и интеграции.

 Общеизвестным является факт, что почти сразу после внедрения традиционной сэд выясняется, что ее возможности недостаточны - интеграция с другими корпоративными приложениями часто неудовлетворительна, функциональность слишком узка, возможности настройки и развития под новые требования заказчика ограничены. Системы класса Smart Enterprise Suite (SES) по классификации Gartner, идущие на смену традиционным системам электронного документооборота, призваны стать центрами комплексной обработки корпоративной информации, фактически инструментарием корпоративной автоматизации и интеграции, базирующимся на методологии управления документами.

Кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронного документооборота), поддержки коллективной работы (Collaboration Management) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу, или, в более широком смысле, любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных, и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Именно функциональность Управления Записями и позволяет начать структуризацию корпоративной информации и бизнес-процессов на тех участках деятельности, которых автоматизация еще не коснулась - и делать это, используя стандартные, одинаковые для всех пользователей интерфейсы ввода данных, сохраняя полученную информацию в централизованной базе данных системы.

На эту возможность СЭД PayDox быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации, пропагандируемые как ключевые для многих других систем автоматизации документооборота, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации, чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации. Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, должны быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией. Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом - уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда было не собрать урожая, сравнимого с тем, который созревал на примитивных плантациях первых земледельцев. Правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, чем в изощренных методах обработки хаотичной неструктурированной информации. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала, чем позволять создавать хаос и пытаться ликвидировать его впоследствии.

Еще одной важной функциональностью системы является Управление Взаимоотношениями с Клиентами (Customer Relationship Management, CRM). Данная функциональность позволяет вести историю взаимоотношений с партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах и клиентах, их сотрудниках и контактных лицах, осуществленных контактах по телефону, факсу или e-mail, осуществлять рассылку информации партнерам и клиентам, предоставлять партнерам и клиентам доступ к некоторым документам и этапам корпоративного документооборота и корпоративных бизнес-процессов для обеспечения их оперативного информирования, (например, о состоянии заказа).

Современный подход к выбору лучшей системы электронного документооборота предприятия предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. Лучшая СЭД предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств.

Простота работы с системой для конечного пользователя

Этот критерий предполагает минимальное использование нестандартных программ и интерфейсов для пользователя, работающего с системой. Это очень важный фактор - иногда сопротивление пользователей внедрению может негативно сказаться на судьбе проекта.

СЭД PayDox не требует установки на компьютер пользователя вообще никакого нового программного обеспечения - это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express. Обучение PayDox у пользователей происходит существенно быстрее, система выглядит гораздо проще в пользовательском интерфейсе. Пользователям обычно хватает часа, чтобы научиться работать с системой в рамках необходимой функциональности и, как правило, пользователям нравится работать с системой.

Простота обслуживания системы и низкая стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO)

Этот критерий предполагает минимальные трудозатраты на обслуживание системы после ее приобретения. Не секрет, что для некоторых систем расходы на их приобретение - это только начало затрат, связанных с системой. Затраты на последующее обслуживание некоторых систем могут многократно превысить затраты на их приобретение.

Система PayDox устанавливается только на центральный сервер системы - установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Соответственно, затраты на обслуживание системы минимальны и почти не зависят от количества подключенных к системе компьютеров. Поэтому, с учетом относительно невысокой цены приобретения системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро.

Возможность интеграции с существующими на предприятии приложениями

При внедрении новых систем часто встает вопрос об их совместимости с уже работающими на предприятии системами и программами.

Система PayDox не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL - совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией как между несколькими инсталляциями PayDox, так и между PayDox и другими сэд и используемыми на предприятии приложениями. 

Данные, содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений, можно подключать к документам PayDox для безопасного санкционированного использования пользователями, которым разрешен к ним доступ. Информация из баз данных других корпоративных приложений может быть интегрирована с информацией из текущего документа PayDox и выведена в файл печатной формы документа в формате MS Word/MS Excel. Таким образом можно: 

• структурировать информацию из других корпоративных приложений - бухгалтерских систем, систем управления персоналом, других приложений ERP-систем, представляя ее в виде документов PayDox в разных разрезах 
• добавлять к информации из других корпоративных приложений любую дополнительную информацию (комментарии, пояснения, список сотрудников, которым предназначена информация и т.п) 
• формировать необходимую отчетность – данные из нескольких корпоративных приложений могут быть объединены в один отчет, формируемый системой в режиме реального времени
• предоставлять унифицированный удаленный доступ к информации, находящейся в разрозненных локальных корпоративных приложениях.
• расширять БД PayDox, добавляя в нее собственную информационную структуру 

Эти возможности позволяют использовать систему документооборота PayDox как корпоративный портал, интегрирующий всю корпоративную информацию и предоставляющий единый унифицированный интерфейс для доступа к корпоративной информации. Ценность существующих на предприятии приложений существенно повышается - становится возможным использовать информацию из них совместно и в интересах всего предприятия.

Возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия

Такая возможность очень важна для современных предприятий. Удаленные офисы, филиалы, представительства должны быть информационно связаны как с центральным офисом, так и между собой. Такая связь должна быть оперативной и позволять организовывать единое информационное пространство предприятия независимо от того, где расположены подразделения.

Система автоматизации документооборота PayDox изначально была спроектирована для решения этой важной задачи. Для организации единого информационного пространства предприятия с использованием PayDox можно использовать любые физические каналы связи - обычный телефон, выделенные линии связи, VPN, Интернет. Функциональность системы позволяет организовывать сбор периодической отчетности от удаленных подразделений - ежедневной, еженедельной, ежемесячной, ежеквартальной. Руководитель, уезжая в командировку, может быть в курсе всей текущей деятельности своего подразделения, подключаясь к системе с переносного компьютера.

Наличие средств коллективной работы с документами и проектами

Известно, что обеспечение возможности групповой работы сотрудников с документами и проектами в режиме реального времени - важное требование к современным системам электронного документооборота масштаба предприятия. Часто можно видеть, как сотрудники компании, в которой функционирует корпоративная информационная система, обсуждают документы и проекты, используя ICQ, дискуссионные группы на Yahoo! или любое другое стороннее программное обеспечение, не имея возможности делать это в своей корпоративной информационной системе.

Недостатки использования стороннего программного обеспечения для обсуждения корпоративных документов и проектов очевидны – во-первых, конфиденциальная информация может стать доступна посторонним, во-вторых, эта информация не хранится вместе с информацией о документах и проектах, никак не контролируется и может быть утеряна. 
К тому же часто системы обмена сообщениями используются не для деловых обсуждений, а для обмена частными сообщениями и обычных разговоров как продолжение на рабочем месте общения на личные темы. В опубликованных итогах исследований использования интернет-пейджеров сотрудниками британских и американских компаний отмечается, что от 30% до 65% сотрудников компаний используют системы обмена сообщениями для личного общения. Поэтому наличие средств групповой работы сотрудников с документами и проектами в режиме реального времени - важное требование, позволяющее как обеспечить безопасность и сохранность корпоративной информации, так и существенную экономию рабочего времени .

В системе PayDox Электронный Документооборот имеется подсистема PayDox «Сообщения» для групповой работы сотрудников в режиме реального времени. Подсистема PayDox «Сообщения» позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу – факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. 

С помощью подсистемы PayDox «Сообщения» можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа. Состав дискуссионной группы по документу или проекту формируется автоматически только из пользователей, которым разрешен доступ к данному документу. 

Также с помощью подсистемы PayDox «Сообщения» можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями и прямо в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например, о предстоящих совещаниях и встречах – такие напоминания будут показываться как на экране подсистемы PayDox «Сообщения», так и в самой карточке документа.

СЭД PayDox поддерживает возможность предоставления санкционированного доступа к документам как сотрудникам компании, где установлена PayDox, так и сотрудникам компаний-партнеров, т.е. можно настроить совместное обсуждение, согласование, утверждение и подписание контрактов с удаленными партнерами.

Интеграция с MS Office

Приобретаемая система должна быть совместима с приложениями MS Office - MS Word, MS Excel, MS Outlook Express и др., так как эти приложения используются большинством пользователей.

Система управления документами PayDox интегрирована с MS Office - пользователь получает из системы на свой компьютер полностью готовые документы MS Word, MS Excel с уже проставленными данными из карточек документов, также получает в MS Outlook Express e-mail уведомления содержащие ссылки на нужные документы. Документ MS Word, MS Excel можно отправить в PayDox простым нажатием кнопки - он сразу попадает в интегрированную СЭД предприятия, что исключает необходимость поиска документов на локальных компьютерах пользователей.

Календарное планирование

Современный документооборот также должен быть интегрирован с календарным планированием. Пользователи должны иметь возможность визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов.

Календарь Событий PayDox – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности планировать как личные так и совместные корпоративные мероприятия Календарь Событий позволяет планировать и контролировать загрузку сотрудников, визульно просматривать любой период времени и связанные с ним события - поступление, утверждение и исполнение документов, совещания, встречи и командировки. Календарь Событий интегрирован с документооборотом - даты поступления, утверждения и исполнения документов вместе с ссылками на карточки этих документов автоматически отражаются в Календаре Событий сотрудников, указанных в данных документах, что позволяет сотрудникам визуально контролировать сроки поступления, утверждения и исполнения документов. Календарь Событий позволяет назначать совместные мероприятия - указав в своем календаре планируемое мероприятие, можно также указать список сотрудников, которых данное мероприятие касается - и эта информация появится автоматически в календарях указанных сотрудников.

Работа с системой по электронной почте и SMS

Необязательным, но желательным условием для современных корпоративных систем является возможность работы с ними через электронную почту и SMS.

PayDox E-Mail Клиент – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера. PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту. Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, добавлять свои комментарии в карточки документов, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей. Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты. Дополнительная возможность включает дублирование отправляемых системой и пользователями e-mail уведомлений по SMS на сотовые телефоны пользователей. Устанавливать для себя необходимость получать SMS-сообщения пользователи могут самостоятельно. Например, в случае, если сотрудник находится на выезде и не имеет некоторое время доступа к своему компьютеру, он может на этот период включить для себя автоматическую отправку ему системой SMS-сообщений

Интерфейс к сканеру

Современный документооборот требует наличия удобных средств обработки бумажных документов. Автоматизированные системы документооборота должны позволять сканировать документы непосредственно из самой системы с минимальными затратами времени.

Система PayDox позволяет осуществлять сканирование и просмотр бумажных документов одним нажатием кнопки. Также одним нажатием кнопки сканированные документы отправляются на сервер системы и присоединяются к карточке документа. При необходимости может быть организован потоковый ввод документов для сканирования и загрузки на сервер системы.

Ведение всей истории работы с документами

Современные СЭД должны позволять вести всю историю документа, чтобы в будущем при необходимости восстановить весь ход событий, связанных с документом. Такая возможность обеспечивает отчуждаемость, независимость корпоративных знаний от конкретных сотрудников. 

Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место.

В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать комментарии в виде блог-комментария, позволяющего представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе управления документооборотом предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. – любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

Работа с платежными документами

На любом предприятии независимо от его размера, особое внимание приходится уделять подготовке и контролю исполнения платежных документов. Соответственно, системе электронного документооборота предприятия должна обеспечивать поддержку этой деятельности .

Система PayDox Электронный Документооборот позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов как для исходящих, так и для входящих платежей. 
Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов. 
Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из системы электронного документооборота.

В PayDox, кроме всех стандартных функций системы документооборота, можно делать отчеты с элементами управленческого учета, например, балансы по договорам, отчеты о продажах, поставках, платежах и т.п. PayDox, в отличие от других систем документооборота, позволяет хранить ВСЮ информацию о документе в структурированном виде, т.е. ВСЕ необходимые реквизиты д-та могут храниться в БД (а не только ограниченный набор реквизитов карточки д-та) и по ним может делаться отчетность в любых разрезах - по периодам, контрагентам, пользователям, подразделениям предприятия и т.п. Пользователи могут создавать для себя любые новые виды отчетов, не обращаясь к администратору системы.

Сбалансированная Система Показателей (Balanced Scorecards, BSC)

Принципиально важным для систем, управляющих корпоративным документооборотрм, является наличие возможности построить систему мониторинга и анализа информации, содержащейся в обрабатываемых документах. Реализация концепции Сбалансированной Системы Показателей (Balanced Scorecards, BSC) как интегрированной компоненты системы электронного документооборота является эффективным решением этой проблемы.
Данная функциональность позволяет настроить визуальную Панель Показателей PayDox, обеспечивающую сбор и систематизацию информации, необходимой для принятия управленческих решений. Перечень формируемых показателей может быть сколь угодно широким и включать в себя как экономические показатели, автоматически рассчитываемые на основании имеющихся в системе электронного документооборота первичных финансовых документов, так и любые неэкономические показатели, отражающие параметры функционирования предприятия.
Информационной базой для Панели Показателей PayDox может служить как база данных документов PayDox, так и любые внешние данные, в том числе содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений.
Иерархическое представление показателей возможно как с учетом временных периодов, так и с учетом любой другой иерархической зависимости. Для примера, можно настроить систему иерархических показателей так, чтобы при просмотре годового показателя в разбивке по кварталам можно, кликнув мышью на определенном квартале, просмотреть квартальный показатель в разбивке по месяцам, а кликнув мышью на показателе месяца, тут же просмотреть месячный показатель в разбивке по дням и перейти на любой первичный документ, участвующий в формировании показателей. Точно так же можно настроить иерархию показателей по подразделениям предприятия вплоть до отдельного сотрудника, по контрагентам, категориям товаров и услуг и т.п.
Достоинством Панели Показателей PayDox является ее полная интеграция с первичными документами – значения показателей формируются в режиме реального времени полностью автоматически в процессе повседневной работы предприятия. Если информация, необходимая для формирования показателей, содержится в текущих документах предприятия, обрабатываемых системой электронного документооборота либо в базах данных других корпоративных приложений, эту информацию можно использовать для автоматического формирования показателей.

Работа со справочниками

Современные предприятия, независимо от профиля их деятельности, все больше превращаются в центры переработки информации. При работе с документами сотрудникам требуется самая разнообразная информация, которую необходимо иметь под рукой - справочники контрагентов,  справочники кодов валют, справочники единиц измерения, телефоны сотрудников и клиентов, перечни оборудования и т.п. Современные системы электронного документооборота должны позволять в удобном виде работать с такой информацией.

В СЭД PayDox имеется как набор стандартных справочников, необходимых практически всем, так и возможность заводить любое количество новых справочников для хранения и использования корпоративной информации. По справочникам можно делать контекстный поиск, информацией из справочников можно заполнять поля документа при его создании или редактировании.

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов

Массовая рассылка и распечатка персонализированных документов по спискам пользователей и контактных лиц предприятий - деловых партнеров - это удобная возможность адресной рассылки извещений, прайс-листов, коммерческих предложений, поздравлений и других материалов. 

Система PayDox автоматически подставит в распечатываемые или рассылаемые по e-mail материалы имя и отчество адресата, его адрес и другие необходимые атрибуты.

Источником данных для массовой рассылки может служить как база данных пользователей системы и контактных лиц, так и любая сторонняя база данных, содержащая сведения об адресатах электронной почты, например, база данных клиентов из Вашей корпоративной системы или база данных посетителей Вашего web-сайта.

Одновременная работа как с документами, так и с бизнес-процессами

Системы электронного документооборота, работающие только с документами, не позволяют комплексно автоматизировать бизнес-процессы. Системы, работающие только с бизнес-процессами (workflow), не позволяют полноценно автоматизировать документооборот предприятия. Требование комплексной работы как с документами, так и с бизнес-процессами (последовательностями задач, поручений, работ) является очень важным - подготовка документов сопряжена с проведением работ, исполнением задач и поручений, так же как и бизнес-процессы сопровождаются подготовкой соответствующих документов.

PayDox позволяет комплексно автоматизировать как подготовку и обработку документов, сопровождающихся задачами, поручениями и работами, так и бизнес-процессы, сопровождающиеся обработкой документов. Последовательность обрабатываемых документов и задач гибко настраивается имеющим полномочия пользователем и при необходимости может быть дополнена либо изменена по ходу работы.

Полнота хранимой в системе информации

Возможность хранения в системе максимально полной информации о документах и бизнес-процессах очень важна.

Часто автоматизированные системы документооборота хранят только карточки документов, содержащие неполную информацию о документе.

СЭД PayDox позволяет хранить всю информацию о документе и получать детальные отчеты как по документам в целом, так и о конкретных реквизитах. Т.е., например, в отличие от традиционных систем документооборота, в PayDox можно получать отчеты не только о счетах либо накладных в целом в разрезе периодов, контрагентов, исполнителей, но и детальные отчеты о конкретных товарах и услугах, информация о которых содержится в счетах и накладных.

Безопасность передаваемой и хранимой в системе информации

Безопасность информации должна обеспечиваться современной архитектурой системы автоматизации документооборота и использованием современных средств защиты информации.

Система PayDox использует средства защиты данных, применяемые как стандартные для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Для хранения документов в PayDox используется центральная база данных, что предотвращает распространение документов по компьютерам пользователей. Документы в PayDox не перемещаются между компьютерами пользователей, а лежат в центральной базе данных системы, а пользователи получают e-mail уведомления со ссылками на необходимые документы. Документы внутреннего управленческого документооборота доступны только авторизованным пользователям, имеющим на это право. Вся работа пользователей с документами протоколируется в системном журнале. Доступ пользователей к документам полностью регламентируется.

Поэтому PayDox можно использовать как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы электронного документооборота между территориально удаленными подразделениями компании.

Простота настройки системы на новые виды документов и бизнес-процессов

Современный мир меняется очень быстро. Приобретая новую систему, необходимо убедиться, что она сможет удовлетворить потребностям Вашего предприятия не только сегодня, но и завтра, когда эти потребности изменятся.

PayDox позволяет настраиваться на новые виды документов и бизнес-процессов (а также изменять существующие настройки) в процессе эксплуатации. Более того, настройка на новые виды документов и бизнес-процессов настолько проста, что позволяет это делать не только администратору системы, но и продвинутому пользователю, имеющему на это право. Т.е., например, руководитель подразделения сможет самостоятельно формировать и корректировать описание документооборота своего подразделения.

Масштабируемость

Электронный документооборот должен быть масштабируемым, т.е. система должна быть способной обслуживать большее количество пользователей без больших затрат времени и финансовых средств на доработку.

Архитектура системы PayDox изначально спроектирована так, что система является масштабируемой. Стандартная инсталляция системы на одном недорогом сервере способна обслуживать от единиц до сотен пользователей. При возникновении необходимости повысить мощность и быстродействие системы нужно просто установить более мощный сервер (опять же вполне в рамках разумного), либо установить сервер приложений и сервер базы данных системы электронного документооборота на два отдельных сервера.

Новое поколение систем автоматизации предприятий